Lösungen für eine optimale Datenarchivierung

Effektive Datenarchivierung und eine effiziente Backup Strategie für die langfristige Aufbewahrung von Daten ist für alle Unternehmen ein Muss. Warum ist das so? Datenspeichermengen explodieren im Moment und stellen Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Unternehmen ohne kosteneffiziente Datenarchivierungslösungen müssen einen immer größeren Teil ihrer knappen IT-Budgets für primäre Speicherkapazitäten ausgeben. Aber es gibt Abhilfe: Ein effektives Archiv kann umfangreiche Datenmengen auf weniger teuren Medien speichern und so den Druck auf die teuren Primärsysteme verringern.

Was heißt Archivierung?

Archivierung bedeutet die sichere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen oder Unternehmensdaten, die Sie nicht mehr regelmäßig verwenden. Alle Geschäftsinhaber sind verpflichtet, Archivdaten auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, um jederzeit den Zugriff oder die weitere Nutzung zu ermöglichen. Eine fehlende oder unsachgemäße Datenarchivierung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Eine ordnungsgemäße Datenarchivierung verhindert zudem, dass Sie Daten verlieren. Außerdem verbessert sie die Compliance, spart Zeit und erhöht die Sicherheit.

Es gibt verschiedene Methoden, ein Datenarchiv einzurichten. Wenn es um die Archivierung Ihrer Dokumente geht, kommen im Wesentlichen drei Speicherlösungen in Frage: traditionelle Speicherung, digitale Speicherung und Scan-on-Demand-Speicherung. Bei der traditionellen Datenarchivierung archivieren Sie Ihre Papierdokumente, indem Sie sie abheften oder einen externen, sicheren Aufbewahrungsort damit beauftragen, sie für Sie zu lagern. Dies ist eine gängige Praxis für große Unternehmen, die eine papierbasierte Dokumentation von nicht geschäftskritischen Dokumenten aufrechterhalten müssen. Heutzutage ist es möglich, alle Ihre Dokumente mit einem Scanner zu digitalisieren und die nicht benötigten Papierkopien zu schreddern. Das nennen wir digitale Archivierung. Scan-on-Demand-Datenarchivierung ist sozusagen das Beste aus beiden Welten. Dabei handelt es sich um eine Lösung, bei der ein Unternehmen Ihre Papierdokumente für Sie extern lagert, sie aber auch einscannt und Ihnen auf Anfrage Informationen und eine digitale Kopie sendet. Diese Lösung verursacht jedoch hohe Kosten. Bleiben wir also bei der digitalen Datenarchivierung:

Welches ist das beste Medium für Datensicherung?

Für die digitale Datenarchivierung werden in erster Linie elektronische Archivierungssysteme eingesetzt. Diese zeichnen sich unter anderem durch folgende Merkmale aus:

• Einmal eingegebene Informationen können nicht mehr verändert werden.
• Es erfolgt eine Autorisierung zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
• Die gespeicherten Informationen können mit Metadaten versehen werden.
• Zur Bereitstellung der Informationen dient ein datenbankgestützter Index.
• Datenträger müssen alle drei bis zehn Jahre neu übertragen werden.

Der Einsatz von elektronischen Archivierungssystemen bringt jedoch einige Probleme und Nachteile mit sich:

• Da die Speichermedien nur eine begrenzte Lebensdauer haben, muss das Archiv regelmäßig auf neue Datenträger übertragen werden, da es sonst zu einem Datenverlust kommen kann.
• Elektronische Archivsysteme und Backups können schlechter gegen unbefugten Zugriff geschützt werden als herkömmliche Archive.
• Die digitale Erfassung unter Einhaltung aller Regeln ist mit relativ hohen Kosten verbunden.

Vorteile von Cloud Integration

Aus diesem Grund greifen immer mehr Unternehmen auf Cloud-Dienste für die Datenarchivierung zurück. Diese Form der Archivierung bietet tolle Lösungen für die oben genannten Probleme und hilft Unternehmen, schneller, agiler und flexibler zu sein. Durch die Speicherung der Daten im Cloud-Kontext wird eine höhere Transparenz der Geschäftsprozesse gewährleistet, genauere Auswertungen können vorgenommen werden und Zusammenhänge werden aufgezeigt. Bei der Cloud Integration werden verschiedene Cloud-basierte Systeme zu einem Ganzen verbunden. Der Begriff kann sich auch auf die Verbindung von Cloud-basierten Systemen mit On-Premises-Systemen beziehen. Das ultimative Ziel der Cloud Integration ist es, die disparaten Elemente verschiedener Cloud- und lokaler Ressourcen zu einer einzigen, allgegenwärtigen Umgebung zu verbinden, die es Administratoren ermöglicht, nahtlos auf Anwendungen, Daten, Dienste und Systeme zuzugreifen und diese zu verwalten.

Der Aufstieg des Public Cloud Computing hat es Unternehmen ermöglicht, ein breites Sortiment an hoch skalierbaren Ressourcen und Diensten auf Abruf zu nutzen, anstatt sie intern zu erstellen und zu warten. Ohne Cloud Integration müssen IT Administratoren jede Integrationsaufgabe separat und manuell durchführen – ein Prozess, der zeitaufwändig ist und die Fehleranfälligkeit erhöht. Die Erstellung einer eigenen Cloud Integrationsplattform zur Datenarchivierung ist relativ komplex und kann mit hohen Kosten verbunden sein. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für ein Integrationstool eines Drittanbieters, wie z. B. eine Integrationsplattform als Service (iPaaS). Beispiele für Cloud -Integrations-Tools sind:

• MuleSoft Anypoint Platform – umfasst verschiedene Tools zum Entwickeln, Verwalten und Testen von Application Programming Interfaces (APIs).
• Dell Boomi – ermöglicht Kunden, Cloud-basierte Integrationsprozesse namens Atoms zu entwerfen und Daten zwischen Cloud- und On-Premises-Anwendungen zu übertragen.
• IBM App Connect – ermöglicht es Administratoren, Workflows einzurichten, die definieren, wie Daten von einer Anwendung zu einer anderen übertragen werden.

Die Cloud Integration für die Datenarchivierung birgt auch einige Herausforderungen:

• Es gibt keinen universellen oder standardisierten Ansatz zur Integration von Cloud-Ressourcen.
• Außerdem verwenden verschiedene Anwendungen, Ressourcen und Dienste manchmal unterschiedliche Kommunikationsschemata, was es schwierig macht, die notwendigen Konnektoren zu erstellen und zu pflegen, um mit verschiedenen Elementen der Cloud und lokalen Umgebungen zu interagieren.

Ein IT-Team kann mehrere Arten von Cloud Integrationen implementieren, darunter:

• Cloud-to-Cloud – zwischen Cloud-Plattformen
• Cloud-to-Local – zwischen Cloud- und On-Premises-Umgebungen – oder eine beliebige Mischung aus beidem.

Integrationen betreffen in der Regel Daten und Anwendungen, können aber auch Dienste und Systeme einbeziehen. Die vielleicht häufigste Form der Cloud Integration ist die Datenintegration, die darauf abzielt, Daten zwischen Datenspeichern gemeinsam zu nutzen oder zu synchronisieren. Eine andere wichtige Form der Cloud-Integration ist die Anwendungsintegration, bei der zwei oder mehr Anwendungen Zustände, Anfragen, Befehle und andere Mechanismen gemeinsam nutzen können, um Geschäftsprozesse zu implementieren. Disaster Recovery im Cloud Computing bedeutet, dass kritische Daten und Anwendungen in einem Cloud Speicher gespeichert werden und im Katastrophenfall auf einen zweiten Standort ausfallen. Cloud-Computing-Dienste werden übrigens auf einer Pay-as-you-go-Basis bereitgestellt und können von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden.

Welche Grundsätze müssen bei einer papierlosen Archivierung beachtet werden?

Als Unternehmer müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Datenarchivierung rechtskonform ist, unabhängig davon, ob diese in einem traditionellen Archiv oder in papierloser Form erfolgt:

• Jedes Dokument muss entsprechend den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
• Jedes Dokument muss in unveränderbarer Form archiviert werden.
• Alle verändernden Aktionen im elektronischen Archivierungssystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
• Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
• Jedes Dokument muss zeitnah recherchierbar sein.
• Jedes Dokument darf nur von autorisierten Benutzern eingesehen werden.
• Jedes Dokument darf erst nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
• Die Anforderungen dieser Prinzipien müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg gewährleistet sein.
• Die Einhaltung dieser Grundsätze muss gegenüber Dritten nachgewiesen werden können.

(Quelle: VOI Verband Organisations- und Informationssysteme)

Was muss revisionssicher archiviert werden?

Revisionssichere Datenarchivierung bedeutet, dass die Aufbewahrung und Speicherung von Dokumenten den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des HGB folgen muss. Für Sie als Unternehmer bedeutet dies, dass Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen von Archivdaten einwandfrei nachvollziehbar sein müssen. Eine revisionssichere Archivierung ist in jedem Fall erforderlich für:

• die gesamte Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung)
• Fakturierung
• Systeme der Warenwirtschaft (inkl. Materialwirtschaft)
• Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme
• Dokumentenmanagement- und Archiv-Systeme
• Elektronische Waagen

Fazit

Wie Sie sehen, bietet Ihnen die Cloud Integration eine sehr attraktive Lösung für Ihre Datenarchivierung. Sie können damit Daten synchronisieren, Arbeitsabläufe automatisieren, redundante Daten eliminieren und von vollster Flexibilität und Skalierbarkeit profitieren.